ネットショップの注文から商品発送までの一連の流れを説明します。
まずは、お客様が商品購入したら、自動返信メールです。
基本 ネットショップ専用サーバーなどには、自動返信メールの機能がありますので、注文した商品の情報などと一緒に 設定してある自動返信のメールが配信されます。
事前に自動返信メールの元を設定しておけばよいので 何もする必要はありません。
そして 注文を確認したら 在庫の確認をもう一度して、決済方法と配送方法の確認をし 注文の確認をしたメールを送ります。
なるべく早めに 注文確認メールを送るようにしましょう。
注文確認メールが来るまで お客様は、心配なので・・。
定型文を用意しておけば 注文確認メールは簡単に送れますね。 ただし 質問などがあれば その質問の回答にも答える必要がありますよ。
注文の確認をしたメールを送ったら 決済方法が 前払いの銀行振込などの場合は、入金の確認とてるまで 待機です。
前払いの決済などには、振込の期限を1週間程度にしておき 1週間後に振込の確認がとれない場合は、一度メールで入金が確認できないことを連絡して 2日程度しても連絡がなければ 誠に申し訳ありませんが 注文のキャンセルを致しましたのメールを送るなどと ルールを決めておいた方が良いと思います。
代引きやカード決済や入金確認がとれと決済が完了したら 商品発送です。
納品書を用意して 梱包材を使って 商品を梱包して 配送会社で商品を送ります。
贈り物の場合は、納品書を商品と一緒に送ると大変な事になりますので、支払者とお届け先が違う場合は、確認できるようにしておきましょう。
商品の注文時に ギフト扱いに関しての記載をしておくとよいと思います。
商品を送る際に 納品書以外にも 感謝が伝わる 挨拶文などをいれるネットショップもあります。
商品の梱包は、段ボールなどが一般的です。
自社のロゴが入った段ボールなどを使っているネットショップもありますが、最初からそんな所に費用を使う必要はないと思います。
きちんとした梱包だったら大丈夫です。
オシャレに手間のかかる梱包などは、売れる個数が少なく 売上げが少ない時には できるかもしれませんが、多くなると乱雑になってしまうので、梱包は普通に段ボールにした方がよいと思います。
手間のかかる梱包をしていて 途中で普通の梱包にすると 一度 購入したお客さんが 次に購入した時に 普通の梱包で がっかりしてしまう恐れもありますよ。
発送の指定日なども再確認して 商品の発送です。
商品の発送が済んだら すぐに商品発送完了のメールです。
商品を発送した事を知らせると共に 運送会社の伝票番号などを知らせるメールです。
商品発送後 数日したら もう一度 商品は到着致しましたでしょうか？ 問題が無かったでしょうか？ などの メールを送ると お客様の信頼度が上がり リピーターになってもらえる可能性が高くなるんですね。
しかし 売上げが上がり 商品発送数が多くなると 対処が大変になるので 最初はしていたのに 後からしなくなると お客様が 良い気分でなくなる恐れがあるので ネットショップの規模によって考えた方が良いと思います。
上記がネットショップの注文から商品発送までの流れになります。